Ai dubii privind contabilitatea firmei? 10 verificări care îți pot arăta dacă situația contabilă este corectă

1. Casa – există efectiv banii din 5311?

Dacă balanța arată 5311 Casa = 180.000 lei, trebuie verificat dacă numerarul există efectiv în casieria societății. Un sold contabil care nu corespunde situației faptice trebuie investigat. Nu îl «stingem» prin înregistrări fără documente doar pentru ca balanța să arate mai bine.

2. Banca – soldurile coincid cu extrasele?

Soldurile conturilor bancare trebuie reconciliate cu extrasele de cont. Diferențele pot proveni din plăți sau încasări neînregistrate, comisioane, dublări ori alocări greșite.

3. Clienții – sumele din 4111 chiar mai sunt de încasat?

Soldurile vechi trebuie analizate prin facturi, încasări, compensări și celelalte documente relevante. Creanțele importante trebuie confirmate și reconciliate potrivit regulilor de inventariere.

4. Furnizorii – firma chiar mai datorează sumele din 401?

Un sold vechi în contabilitate nu trebuie păstrat automat doar pentru că există în program. Trebuie verificată situația reală și documentele, inclusiv prin punctaje cu partenerii atunci când este necesar.

5. Contul 4551 – cât datorează realmente firma asociaților?

Trebuie să putem identifica cine a finanțat societatea, ce sumă a pus la dispoziție, documentele care susțin operațiunea, restituirile efectuate și soldul real. Separat, trebuie verificate eventualele restricții legale privind restituirea împrumuturilor către asociați.

6. TVA – contabilitatea corespunde declarațiilor?

Balanța, jurnalele de TVA și declarațiile fiscale trebuie reconciliate. Dacă societatea are TVA de plată sau de recuperat, trebuie să poată fi explicată proveniența soldului.

7. RO e-Factura – facturile sunt tratate corect în contabilitate?

Existența unei facturi în RO e-Factura nu înseamnă automat că aceasta a fost înregistrată și tratată fiscal corect. Documentele transmise și primite trebuie reconciliate cu evidența contabilă.

8. SAF-T – D406 corespunde contabilității?

Pentru societățile obligate să depună D406 trebuie verificată coerența dintre informațiile transmise prin SAF-T, contabilitate și celelalte raportări relevante. Validarea tehnică a fișierului nu certifică, prin ea însăși, corectitudinea economică a tuturor datelor.

9. Stocurile și mijloacele fixe există în realitate?

Dacă balanța arată mărfuri de 500.000 lei, bunurile trebuie să poată fi identificate. Același principiu se aplică utilajelor, echipamentelor, mobilierului, autoturismelor și imobilelor. Rezultatele inventarierii trebuie înregistrate în contabilitate potrivit reglementărilor aplicabile.

10. Balanța, declarațiile și obligațiile fiscale sunt concordante?

La final trebuie verificată imaginea de ansamblu: soldurile și rulajele relevante din contabilitate, declarațiile fiscale depuse și obligațiile fiscale ale societății. Faptul că o declarație a fost validată tehnic la depunere nu înseamnă automat că informația declarată este corectă.

Un test simplu pentru administrator

Administratorul ar trebui să poată primi răspunsuri clare la întrebări precum: câți bani există în casierie, cât avem de încasat de la clienți, cât datorăm furnizorilor, cât datorează firma asociaților, ce TVA avem de plată sau de recuperat și ce obligații fiscale sunt restante.

Dacă aceste răspunsuri nu pot fi explicate din contabilitate, merită făcută o verificare. Aceasta nu înseamnă automat că există fraude sau erori grave, ci că soldurile trebuie reconciliate și documentate.

Se poate corecta contabilitatea?

În multe situații, da. Mai întâi se identifică erorile și perioadele afectate, apoi se verifică documentele justificative și se stabilește tratamentul contabil și fiscal corespunzător. Dacă sunt afectate declarațiile fiscale, se analizează separat necesitatea rectificării acestora.

Soluția nu este «aranjarea» soldurilor prin operațiuni fără suport documentar. Legea contabilității prevede că orice operațiune economico-financiară se consemnează într-un document care stă la baza înregistrării în contabilitate.